Namun, di balik semangat mengejar impian tersebut, ada satu hal yang sering luput dari perhatian, yaitu pentingnya menyiapkan dokumen resmi yang sah dan diakui secara internasional. Dokumen seperti ijazah, transkrip nilai, atau surat pengalaman kerja tidak bisa langsung digunakan begitu saja di luar negeri. Hal ini karena semuanya harus melalui proses legalisasi dan dalam banyak kasus memerlukan penerjemahan resmi melalui Jasa Penerjemah Tersumpah.
Proses administrasi ini mungkin tampak rumit, terutama bagi yang baru pertama kali mengurus dokumen internasional. Setiap negara memiliki aturan berbeda mengenai pengakuan dokumen asing, dan kesalahan sekecil apa pun dapat menyebabkan penundaan studi, pembatalan visa, atau bahkan penolakan aplikasi kerja.
Oleh karena itu, memahami prosedur legalisasi dan apostille adalah langkah awal yang penting. Dengan bantuan layanan profesional seperti Legalization Project, seluruh proses — mulai dari penerjemahan tersumpah, legalisasi di Kemenkumham dan Kemenlu, hingga pengurusan apostille — dapat berjalan lancar dan sesuai standar hukum internasional.
Dokumen Penting untuk Kuliah ke Luar Negeri
Jika Anda berniat kuliah di luar negeri, biasanya Anda akan diminta menyiapkan beberapa dokumen. Berikut adalah beberapa dokumen yang perlu Anda siapkan:
- Paspor aktif dengan masa berlaku idealnya sekurang-kurangnya 18 bulan sebelum keberangkatan.
- Ijazah dan transkrip nilai resmi yang perlu dilegalisasi atau diberi apostille agar diakui secara internasional.
- Motivation letter dan CV untuk menggambarkan latar belakang akademik, motivasi, serta pengalaman Anda.
- Surat rekomendasi dari dosen atau lembaga pendidikan sebelumnya.
- Akta kelahiran untuk keperluan verifikasi identitas.
- Sertifikat kemampuan bahasa (misalnya TOEFL, IELTS, atau sertifikat lain sesuai bahasa negara tujuan).
- Surat keterangan catatan kepolisian (SKCK), karena beberapa universitas di luar negeri mungkin meminta bukti bahwa Anda memiliki rekam jejak hukum bersih..
Mengapa Legalisasi dan Apostille Penting
Apostille dan legalisasi dokumen penting karena memastikan bahwa dokumen resmi seperti akta kelahiran, ijazah, akta notaris, atau surat pemerintahan diakui secara sah ketika digunakan di luar negeri. Tanpa legalisasi atau apostille, dokumen bisa dianggap tidak sah oleh institusi luar negeri yang dapat menyebabkan penolakan, tertundanya izin tinggal, pendidikan, pekerjaan, pernikahan, atau transaksi hukum.
Apostille memberi semacam tanda tangan resmi internasional” dokumen yang mendapatkan cap/apostille dipercaya sebagai asli, dengan tanda tangan, stempel atau segel pejabat resmi diverifikasi. Dengan begitu, dokumen Anda bisa diterima langsung di negara-negara peserta Hague Apostille Convention tanpa harus melewati proses legalisasi panjang lewat kedutaan atau konsulat.
Apostile terdiri dari beberapa proses. Proses umum yang biasanya dilakukan:
- Pastikan dokumen asli atau dokumen sah seperti ijazah/akta diterbitkan oleh institusi resmi.
- Bila perlu, lakukan notarisasi, terutama jika dokumen berasal dari institusi swasta atau tanda tangan bukan dari pejabat negara.
- Ajukan permohonan apostille melalui Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia (Kemenkumham), yang kini ditunjuk sebagai otoritas penerbit apostille.
- Jika negara tujuan bukan anggota Apostille Convention, maka dokumen tetap harus melalui legalisasi konsuler/kedutaan negara tujuan.
Solusi Praktis
Mengurus semua dokumen dan legalisasi bisa jadi sangat membingungkan. Ini terutama jika Anda belum familiar dengan proses hukum internasional. Di sinilah layanan dari Legalization Project sangat membantu. Hal ini karena mereka menawarkan layanan menyeluruh yang meliputi:
- Penerjemah tersumpah (legal translation) jika dokumen perlu diterjemahkan ke bahasa asing.
- Notarisasi dokumen — memastikan dokumen sah secara hukum sebelum diajukan.
- Proses apostille melalui Kemenkumham ataupun legalisasi ke Kemenlu / kedutaan jika dibutuhkan.
- Pendampingan penuh hingga dokumen siap digunakan di negara tujuan.
Dengan menggunakan layanan ini Anda bisa lebih tenang karena seluruh proses administratif penyiapan dokumen akan ditangani oleh profesional, tanpa harus bolak-balik ke banyak institusi
Jika Anda berminat kuliah atau bekerja di luar negeri di tahun 2026, pastikan semua dokumen seperti ijazah, transkrip, akta kelahiran, dan dokumen hukum lainnya dilegalisasi dengan benar melalui sistem apostille. Tentu, in supaya dokumen dapat diakui secara internasional.
Kalau Anda ingin jalur yang lebih mudah dan minim ribet, Anda bisa mengandalkan layanan profesional seperti Legalization Project untuk menangani seluruh proses legalisasi dan penerjemahan dokumen Anda.